Awareness Workshop

De Awareness Workshop is een eerste, brede kennismaking met de concepten uit TeamPark. De volledige beschrijving ervan staat natuurlijk in het boek:

Doel van de workshop is dat deelnemers hun wensen, verbeterpunten en problemen benoemen die ze ervaren in hun werkzaamheden om deze vervolgens gezamenlijk met social communicatie- en collaborationmiddelen op te lossen. De workshop is strak opgedeeld is vier timeboxen van elk een half uur en duurt dus precies twee uur en geen enkele minuut langer.

1. Social tagging
Tagging: Deelnemers krijgen maximaal 10 minuten de tijd om zichzelf te voorzien van ‘tags’ (labels in de vorm van grote etiketstickers) die kernachtig aangeven wat hun top drie wensen, eisen, problemen, knelpunten zijn. Deze tags plakken ze fysiek op hun lichaam, voor iedereen zichtbaar.
Clustering: Vervolgens krijgen ze 10 minuten de tijd om op basis van deze tags groepen te vormen die dezelfde tags hebben. In de praktijk zullen er 4, 5 groepen gaan ontstaan: een grote groep, twee kleinere groepen en een hele kleine groep of zelfs een éénmansgroep. Dat is prima.
Selectie: De laatste tien minuten mogen ze besteden aan het bepalen van de drie tags die het meest representatief zijn voor de groep. Deze tags plakken ze op een bord voor in de ruimte onder elkaar, in de eerste kolom van het bord. Het bord heeft vier kolommen, een kolom voor elk van de vier timeboxen. Met het plaatsten van de representatieve ‘tags’ omschrijven ze de werkstijlen, wensen en of uitdagingen van de groep waarin ze zich bevinden

2. Social concepts
De tweede timebox wordt gebruikt om deelnemers voor te lichten en te inspireren over ‘de nieuwe manier van samenwerking’. In dit gedeelte wordt social ofwel stigmergische samenwerking uitgelegd. Belangrijke concepten als crowdsourcing, cocreatie, platform worden besproken. Er zijn voor alle belangrijke concepten en mechanieken tags aanwezig die de deelnemers in de 4e en laatste fase kunnen gebruiken.
Dit gedeelte is inspirerend en hier en daar wat abstract van toon en inhoud met sprekende voorbeelden. In deze timebox worden de genoemde concepten als tags in de tweede kolom op het bord gehangen. Deelnemers mogen deze natuurlijk aanvullen met hun eigen tags. Voorbeelden van concepten zijn: ‘collaborative document’ (Wiki), ‘markplaats’, ‘rating’, ‘collaboratieve filtering’, ‘crowdsourcing’, ‘user generated content’.

3. Sociale middelen
Het is tijd om wat concreter te worden en de deelnemers voor te lichten over sociale middelen. Zaken als social bookmarking, webmeetings, wiki’s, blog en al dat soort concrete middelen worden in dit gedeelte kort toegelicht. Voor alle belangrijke middelen en applicaties zijn tags aanwezig die de deelnemers in de volgende en laatste fase kunnen gebruiken.
Dit gedeelte is hiermee veel concreter van toon en inhoud. In deze fase wordt de derde kolom van het bord voorzien van tags die de besproken technologie en middelen aangeven. De deelnemers kunnen deze met eigen tags wederom aanvullen. Voorbeelden van tags zijn: ‘TabletPC’, ‘Wireless network’, ‘Smart mobile’, ‘Webcam’, ‘Sociale ruimten’, ‘Concentratieruimten’, ‘Thuiswerkcentra’, ‘Koffiebar’.

4. Sociale oplossingen
Het laatste half uur is gereserveerd voor de deelnemers om zelf aan de slag te gaan. In de eerste timebox hebben ze hun wensen geïnventariseerd en getagged. In het tweede gedeelte kregen ze nieuwe samenwerkingsconcepten aangereikt, waarvoor ook tags beschikbaar zijn, op stickervellen en geeltjes. In het derde gedeelte kregen ze middelen en applicaties aangereikt, die ook weer op tags zijn genoteerd. Het bord voor de zaal heeft nu drie kolommen met tags: ‘uitdagingen’, ‘concepten’, ‘middelen’.
Nu moeten deelnemers een probleem kiezen uit de eerste kolom en dat probleem combineren met een concept uit de tweede kolom en een middel uit de derde kolom zodanig dat er een mogelijke oplossing ontstaat. Er kunnen natuurlijk meerdere oplossing mogelijk zijn. Deze gaan de vierde en laatste kolom van het bord vullen.
Het is vooral deze timebox die de bewustwording zal gaan genereren. Aan het einde van deze timebox, tijdens het bespreken van de gevonden oplossingen, wordt de deelnemers verteld dat het proces dat ze nu in het kort hebben doorlopen, niet veel verschilt van wat er straks op grotere schaal zal gebeuren. Dat de veranderingen die ze nu zelf hebben bedacht niet veel zullen verschillen van de veranderingen die de invoering van het sociale platform met zich brengt. Dit maakt het traject heel voorstelbaar en tastbaar.

Deze workshop levert veel waardevolle informatie op, die als input voor de strategiefase kan worden gebruikt.