Natuurlijk is het logisch dat een deel van het bedrijf het als eerste ontdekt en er mee aan de haal gaat. Prima zelfs. Ook niet erg om er de credits van proberen te scoren toch? Maar anders omgaan met werken, anders gaan werken of op een andere wijze dezelfde of juist betere resultaten bereiken, is niet iets dat je vanuit een enkele afdeling voor elkaar kunt krijgen. Het vergt juist meerdere perspectieven en daarvoor is de inbreng van divers pluimage nodig.
Een belangrijke peiler is de organisatie zelf, zowel de structuur als de cultuur van de organisatie. Bij de structuur gaat het vooral om de organisatievorm en de geldende regels en procedures. Bent u een strikte hiërarchische organisatie waar regels nu eenmaal regels zijn of wordt het geregeld via een vorm van georganiseerde add-hoc structuur. De cultuur van uw organisatie zit niet in een organogram of de bakstenen. Het gaat hierbij om uw mensen, de medewerkers en hoe ze samenwerken. Dit is de kant die je bijvoorbeeld terug vindt bij HRM. We zouden het als de zachte kant kunnen bestempelen. Laten we die voor het gemak even geel noemen. De gele rakkers zullen we maar zeggen… Dat bekt eigenlijk ook wel lekker.
Een ander belangrijk facet is de inrichting van het kantoor. De ruimtes om samen te werken met anderen of je juist goed te kunnen concentreren op een stuk. Hoe wil je omgaan met vaste werkplekken, of krijgt iedereen een flex plek. Ook het management en de directie? - Aangezien “onze” flex inloopkamer even twee weken nodig is voor een project dat wat extra aandacht nodig heeft, tik ik dit stukje in ons bedrijfsrestaurant - De manier van huisvesten is een belangrijk aspect om te proberen een cultuur te veranderen. Typisch het vakgebied van de collega’s van de facilitaire dienst. Zij kunnen immers het beter inrichten van een kantoor helpen realiseren. Wellicht is er zelfs een vorm van inrichting te bedenken waarbij de medewerkers zelf de ruimte kunnen indelen naar behoefte door muren snel te verschuiven zoals vaak bij zaalverhuurders mogelijk is. Met een soort geavanceerde kamerschermen. Laten we de fysieke werkplek groen geven, dat komt verderop in het palet lekker uit.
Natuurlijk kun je vanuit HRM en Facilitair heel wat voor elkaar krijgen, maar als medewerkers uiteindelijk vrolijk exact hetzelfde blijven doen, op dezelfde tijden als ze al deden, op de plek die ze gewend zijn, dan ben je er per saldo niks mee op geschoten. En hoe krijg je nu medewerkers zover dat ze zien dat het ook anders kan? Een belangrijk middel is gebruik maken van de voorbeeldfunctie. Een goed voorbeeld doet immers goed volgen. Een slecht voorbeeld wordt ook goed gevolgd, maar dat past niet in het gezegde. Als de medewerkers bijvoorbeeld formeel toestemming krijgen om flexibele werktijden te hanteren of op andere plaatsen te werken en de manager roept dat hij dat prima vindt, dan is dat één kant van de medaille. Als diezelfde manager vervolgens uitspreekt dat hij dat nooit zelf zou doen omdat hij dat voor zichzelf toch echt niet ziet zitten, dan is dat dus eigenlijk een uitspraak van afkeur van het gedrag van zijn medewerkers. De medewerkers zullen het in het vervolg dus ook niet meer in hun hoofd halen te gaan flexwerken. Het is cruciaal dat de medewerkers, en dat zijn dus zeker ook de managers, elkaar helpen en allen trachten een goed voorbeeld voor elkaar te zijn en hun ervaringen delen. Laten we de medewerkers de kleur rood mee geven, dat is wel zo warm.
Als vierde peiler zien we de ICT, de kant ‘die het allemaal mogelijk maakt’. Een belangrijke kant, zeker. Maar eigenlijk ook een facilitaire kant. De ICT faciliteert hetgeen de medewerkers graag willen gebruiken. We soms zien dat ICT flink aan het experimenteren is met de moderne communicatiemiddelen en dat geeft ook niks, sterker nog dat is zelfs prima. Als ICT goed op de hoogte is van de moderne mogelijkheden dan kunnen ze deze ook tonen aan de gebruikers, om ze vanuit deze mogelijkheden te inspireren deze in te zetten bij hun werk. Soms zien we echter dat het experimenteren doorgaat tot aan de productie omgeving, waarbij de gebruikers allemaal onverklaarde additionele iconen krijgen met ongekende, maar helaas vooral ook onbekende mogelijkheden. Duidelijk een gevalletje van te veel push vanuit de ICT, iets wat overigens in de beste kringen voorkomt. Het hiervoor genoemde inspireren vanuit de technologie en de gebruikers de mogelijkheden laten zien, zodat zij er hun eigen werk op kunnen projecteren en gaan inzien hoe dat voor hen anders en hopelijk beter of best zou kunnen werken. Om vervolgens aan ICT te kunnen vragen of en wanneer de juiste, gewenste mix voor hen gereed is. Meer een pull-model, met een beetje push vraagkweken wellicht. Voor de duidelijkheid: dat is dus wel wat meer dan u vraagt wij draaien. We geven ICT blauw een beetje te kil wellicht maar op een of andere manier past het wel. In elk geval maakt het een goed palet af.
Vanuit elk van deze vier insteken zou je kunnen beginnen om anders te kijken naar de invulling van het werk. Om de productiviteit te verhogen, om kosten te besparen en(/of) om meer innovatief vermogen te verwerven. De kunst is om niet te blijven hangen in één tak, maar om het te delen met de overige ingrediënten van een gezonde mix, de juiste blend. Maar hoe doe je dat. Hoe ga je daarmee aan de slag?
Allereerst is het belangrijk een trekker te zijn of, als je dit zelf niet bent of niet kunt zijn, er te vinden. Een advocate, of zoals hiervoor genoemd; een eigenaar wellicht. Vervolgens moet er iemand zijn die er in geloofd, die er wel brood in zit, noem het een sponsor. En hopelijk is het ook direct een sponsor, want een dergelijk iemand is uiteindelijk nodig om stappen te realiseren. Iemand moet immers resources vrijmaken zoals tijd voor de medewerkers of zelfs klinkende munt. Vervolgens moet door de trekker en eventueel de sponsor er enorm over gecommuniceerd worden. Vertel breeduit wat je aan het doen bent, hoe het gaat en waar je hulp bij kunt gebruiken. Probeer vanuit die situatie andere takken aan te haken door ze onderdeel te maken van de grotere visie en ze niet slechts als leverancier te beschouwen. Samen optrekken om zo de juiste mix van kleuren uit het palet te mengen tot een goed werkbaar en realistisch uitvoerbaar traject.
Teveel van één kleur geeft een vertekend beeld; bijvoorbeeld een oker gele of juist kil blauwe look, als de focus teveel ligt op de zachte of juist de harde kant. Of een gifgroene kleur als het pand voor alles geschikt is maar niemand de indeling begrijpt en men zich zelfs gaat verzetten tegen de zo mooi bedachte en uitgevoerde plannen van de interior decorator. Wellicht zelfs bloedrood als de medewerkers het slechte voorbeeld van de erg conservatieve manager blijven volgen en gewoonweg hetzelfde blijven doen op dezelfde plek en dezelfde tijd met dezelfde middelen. Een traditionele organisatie met moderne middelen, huisvesting en technologie is eigenlijk alleen maar een veel te dure traditionele organisatie. Op de verkeerde manier mengen van de ingredienten zonder overleg en je krijgt al snel een bruine tint zoals ook bij het mengen van alle kleuren verf ook geen prachtig doek oplevert. Door gebruik te maken van een gebalanceerd palet en de juiste alignment te zoeken waarbij iedere kleur op het juiste moment de juiste bijdrage kan leveren en dus gelijkmatig op te trekken als team kan de stip op de horizon verlicht blijven met een helder wit licht en blijft het doel voor iedereen scherp voor de ogen staan.
0 reacties:
Een reactie plaatsen